So optimieren Sie Ihren Workflow zur Genehmigung von Marketinginhalten

Markenmanager tragen eine große Verantwortung: Sie müssen sicherstellen, dass die Marke in allen Assets, jeder Kampagne und jedem Bereich einheitlich präsentiert wird. jeder KanalWeltweit. Und ohne einen geeigneten Genehmigungsprozess kann der Workflow zur Inhaltserstellung leicht in Verwirrung, Verzögerungen und Inkonsistenzen münden.

Das muss nicht so sein. Erstellung markengerechter Inhalte in großem Umfang ist möglich.

Mit der richtigen Struktur und den richtigen Werkzeugen können Genehmigungsprozesse reibungslos ablaufen – und Ihrem Team sogar helfen, bessere und schnellere Ergebnisse zu erzielen.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Freigabe vereinfachen und sicherstellen, dass alle Assets perfekt zur Marke passen.

Fünf Schritte zur Optimierung Ihres Genehmigungsprozesses

Es gibt viele Möglichkeiten, den Freigabeprozess für Ihre Marketinginhalte zu gestalten. Die richtige Vorgehensweise hängt von der Größe und Art Ihrer Marke ab. Dennoch gelten einige Grundprinzipien, die immer Gültigkeit haben. Ziel ist es nicht, den Freigabeprozess bis ins kleinste Detail zu kontrollieren. Prozess zur Erstellung von Inhalten Für Teams geht es darum, Klarheit zu schaffen. Konsistenz und die Kontrolle über all Ihre Markenkampagnen.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Überblick über Ihren Genehmigungsprozess

Bevor Sie Prozesse optimieren können, benötigen Sie Klarheit. Beginnen Sie damit, alle Personen und Prozesse zu identifizieren, die an der Freigabe von Anlagen beteiligt sind. Ihre Prüfung sollte Folgendes umfassen:

• Welche Art von Inhalten und Kampagnenmaterial wird erstellt?
• Die einzelnen Phasen, die bei der Herstellung jedes Typs erforderlich sind
• Wer ist in welcher Phase verantwortlich?
• Zeitpläne für jede Phase
• Auslöser für den Übergang von jeder Phase zur nächsten
• Wie Fortschritte kommuniziert werden
• Wie Kampagnen an verschiedene Märkte angepasst werden
• Gibt es alternative Verfahren für dringende oder aktuelle Inhalte?

Kennt jeder seine Rolle in diesem Prozess? Der Vorteil der Verwendung von Software wie Papirfly Der Vorteil liegt darin, dass der Genehmigungsprozess für Marketinginhalte automatisiert und für alle sichtbar ist, wodurch jegliche Verwirrung darüber, wer was zu tun hat, beseitigt wird.

Schritt 2: Alles dokumentieren

Idealerweise arbeiten Sie mittlerweile vollständig digital. Falls nicht, nutzen Sie möglicherweise noch Papierformulare, E-Mails, einen PDF-Bearbeitungssoftware oder ein Projektmanagement-Tool, um Anfragen einzureichen. In jedem Fall empfiehlt es sich, eine Standardvorlage zu erstellen, um ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten. Dies kann beispielsweise in Form einer Checkliste, Kommentarfeldern oder Unterschriftenfeldern erfolgen. Verwenden Sie nicht einfach automatisch Ihre bestehenden Dokumente. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation folgende Punkte abdeckt:

• So reichen Sie Änderungsanträge ein
• Was geschieht nach der Genehmigung oder Ablehnung?
• Wer trägt die Verantwortung, wenn etwas schiefgeht?
• Was passiert, wenn die Genehmigung nicht erteilt wird?
• Wie viele Überarbeitungen sind vor einer Eskalation zulässig?
• Wie sind die allgemeinen Prüfphasen von den Genehmigungsphasen getrennt?

Ein klarer, gemeinsam genutzter Genehmigungsleitfaden ist hier von unschätzbarem Wert. Er hilft neuen Mitarbeitern und bestehenden Angestellten, sich mit den Abläufen vertraut zu machen – und gibt Ihnen die Gewissheit, dass die Markenqualität geschützt wird, auch wenn Sie nicht vor Ort sind.

Schritt 3: Markenrichtlinien teilen

Ohne umfassende MarkenrichtlinienIhr Genehmigungsprozess könnte unnötig lang und kompliziert werden. Oder schlimmer noch: Kampagnen könnten völlig falsch auf den Markt kommen. Markenrichtlinien sollten daher mindestens Folgendes beinhalten:

• Logoverwendung in verschiedenen Märkten und Anwendungen
• Schriftart und Textgröße
• Unterstützende visuelle Elemente und Symbole
• Bildanleitung 
• Regeln für den Tonfall

Schritt 4: Feedback sinnvoll gestalten

Genehmigungsworkflows für Marketinginhalte funktionieren am besten, wenn das Feedback Folgendes umfasst:

• Konkret – Sie benennen das genaue Problem und die Lösung.
• Handlungsorientiert – Sie erklären, was als Nächstes passiert und wer die Verantwortung übernimmt.
• Abgestimmt – Sie verwenden Markenrichtlinien, um subjektive oder inkonsistente Änderungen zu verhindern

Ist das allen in Ihrem Unternehmen bekannt? Um das Verständnis zu fördern, fügen Sie Beispiele für konstruktives Feedback in Ihren Genehmigungsleitfaden oder in eine separate Schulung ein. Zum Beispiel:

Schritt 5: Prozesse weiter optimieren und wiederkehrende Probleme beheben

Selbst die besten Prozesse stoßen auf Schwierigkeiten. Nach größeren Projekten sollten Sie eine Nachbesprechung durchführen, um Engpässe und Lösungsansätze zu identifizieren. Analysieren Sie fehlerhafte Abläufe und überarbeiten Sie Ihren Prozess, falls er nicht die gewünschten Ergebnisse liefert. Es ist außerdem wichtig sicherzustellen, dass alle Vorlagen entwickeln sich mit Ihrer Marke weiter.

Wenn bei Genehmigungen immer wieder dieselben Probleme auftreten, könnte Ihr Briefing die Ursache sein. Durch die Optimierung von Briefings reduzieren Sie Nachträge – das bedeutet schnellere Freigabe und weniger Engpässe. Prüfen Sie Folgendes: 

• Sind die Briefings detailliert genug?
• Benötigen unterschiedliche Rollen maßgeschneiderte Briefing-Formate?
• Hat jeder einfachen Zugriff auf Markenrichtlinien und -ressourcen?

Wie Papirfly transformiert Ihren Genehmigungsprozess für Marketinginhalte

Mit Papirfly DAM und Erstellung von Content auf Basis von Vorlagen Mit unseren Lösungen werden Ihre Genehmigungen vollständig digitalisiert, nachverfolgt und optimiert.

Zu den wichtigsten Funktionen, die Ihren Genehmigungsprozess für Marketinginhalte unterstützen, gehören:

• Chat-Funktion — Alle Beteiligten besprechen das Feedback an einem Ort, wodurch widersprüchliche Anweisungen vermieden werden.
• Dokumentmarkierungen — genau feststellen, wo Änderungen erforderlich sind
• Gesperrte Vorlagen - Mitarbeiter befähigen, ihre eigenen Materialien zu erstellen Da die Kernelemente der Marke festgelegt sind, reduziert sich die Anzahl der erforderlichen Überprüfungsschritte.
• Automatisierte Workflows — Von der Einreichung bis zur Freigabe ist jeder Schritt sichtbar, nachvollziehbar und dokumentiert.
• Sicherheitsvorkehrungen für die erneute Genehmigung — Jede Änderung nach der Freigabe führt zu einer erneuten Genehmigung, um sicherzustellen, dass die endgültigen Assets stets korrekt sind.

Das Ergebnis? Schnellere Genehmigungen, höhere Konsistenz und volles Vertrauen in jedes Asset, das Sie veröffentlichen – alles über ein zentrales Portal.

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Häufig gestellte Fragen