Hur man väljer ett system för digital tillgångshantering

Programvara för DAM - Digital Asset Management (DAM) har blivit en integrerad del av modern varumärkes- och marknadsföringsverksamhet.

Med marknadsföringsteam som nu ansvarar för fler digitala tillgångar än någonsin över ett ständigt växande antal kanaler och plattformar. För att säkerställa heltäckande On-brand, kampanjeffektivitet och företagsomfattande samarbete är det avgörande för din organisations förmåga att konkurrera på dina målmarknader att upptäcka hur man väljer ett system för hantering av digitala tillgångar.

En kompetent DAM-lösning gör det möjligt för dig att:

• Samla alla digitala tillgångar i ett enda, omfattande bibliotek, istället för utspridda på datorer, servrar, e-postmeddelanden, Dropbox och mer därtill.
• Förhindra onödiga fildupliceringar, versionsavvikelser och GDPR intrång, spara ditt teams tid, nedstängning On-brand och garanterar efterlevnad
• Upprätta olika åtkomsträttigheter i teamet och säkerställ att alla bara ser de digitala tillgångar som är relevanta för dem.
• Förbättra den totala effektiviteten, där alla vet var de ska lagra och söka efter filer
• Dela tillgångar över hela ditt marknadsföringsekosystem i en kontrollerad och hanterad miljö

Behovet av DAM-programvara är tydligt. Men vilken är rätt för ditt företag? I takt med att DAM-tekniken har blivit allt viktigare har utbudet av lösningar naturligtvis exploderat, vilket presenterar många möjligheter för potentiella köpare.

Även om valmöjligheter kan vara bra, gör det att välja den bästa DAM-programvaran för din organisation till en riktig utmaning. Alla DAM-lösningar är inte skapade lika, så det är viktigt att du vet vad du ska leta efter innan du letar efter ett system eller uppgraderar din plattform.

Det är där den här viktiga guiden kommer in i bilden. Här beskriver vi vilka funktioner och kvaliteter du bör prioritera i din DAM-valprocess för att garantera ett beslut som gynnar dina kreatörer, marknadsförare och andra under lång tid.

6 viktiga funktioner som definierar hur man väljer ett system för digital tillgångshantering

Att förstå de funktioner som skiljer de bästa verktygen för hantering av digitala tillgångar från resten är nyckeln till att möta dina intressenters behov. Nedan har vi lyft fram några av de viktigaste att leta efter – vissa uppenbara, andra mindre:

1. Funktioner för efterlevnad och integritet

Visste du att enbart under första kvartalet 2024 flaggades 20 % av de granskade marknadsföringstillgångarna [Källa: PerformLine, 2024] för potentiella regelöverträdelser?

Att hantera samtycke och efterlevnad för att använda resurser i ditt innehåll och dina kampanjer är en viktig, men ofta förbisedd, aspekt av Digital Asset ManagementManuellt utfört är det tidskrävande, resursintensivt och benäget för mänskliga fel. Rätt DAM-system säkerställer GDPR efterlevnaden av dina tillgångar ifrågasätts aldrig.

Att prioritera en DAM-lösning med ett inbyggt verktyg för samtyckeshantering bekräftar att:

• Samtycke för digitala tillgångar samlas in från QR-koder, fysiska formulär eller e-postmeddelanden, inklusive ansiktsigenkänning för att förenkla GDPR och samtyckeshantering.
• Tillgångar som väntar på godkännande markeras som "väntar på godkännande", vilket förhindrar att de används förrän de får grönt ljus
• Resurser som förlorar samtycke eller efterlevnad återkallas automatiskt från resursbiblioteket, vilket eliminerar risken för att dessa visas i framtida innehåll.
• Användare kan utöva sin "rätt att bli bortglömd" efter att ha fått självbetjäningslänkar till de resurser de presenterar inom

Genom att välja DAM-programvara med dedikerade funktioner för efterlevnad och sekretess får du tryggheten i att inga begäranden om borttagning av tillgångar kommer att slinka igenom nätet, vilket eliminerar risken för kostsamma böter eller skador på din. varumärkes rykte.

2. Ett bra användargränssnitt och användbarhetsfunktioner

Enkelt uttryckt är ett DAM-system bara användbart om folk använder det. Om programvaran är för komplicerad eller förvirrande kommer användarna att överge den, vilket lämnar dig med inget annat än ett vakuum av bortkastad tid, resurser och potential.

För att säkerställa den ansträngning och investering du lägger ner på att se till att dina tillgångar är organiserade, delbara och kompatibla är det avgörande att du köper ett verkligt intuitivt DAM – ett som sömlöst passar in i arbetsflödena för dina marknadschefer, innehållsskapare och ... frontlinjeanställda.

• Dra-och-släpp-uppladdningar för enkel fillagring
• AI-assisterad taggning för snabba och effektiva sökningar
• Versionskontroll för att säkerställa åtkomst till de senaste resurserna
• Åtkomstkontroll för att förhindra missbruk av tillgångar
• Automatiserade arbetsflöden för att effektivisera godkännanden och distribution

Inte alltför komplex för icke-tekniska användare. Inte alltför grundläggande för företag som söker total varumärkesstyrning. Det är den perfekta balansen för ett DAM-system.

En annan viktig faktor för användbarhet är att välja ett DAM med inbyggd varumärkesportalDenna "front-end" DAM kan ge dina användare omedelbar tillgång till varumärkesriktlinjer, kampanjinformation och mer därtill, vilket bekräftar att alla förstår hur och varför de ska använda de resurser de har tillgång till.

Med andra ord erbjuder en varumärkesportal en "enda källa till sanning" som informerar dina användare, vilket gör det enkelt för dem att hantera tillgångar och upprätthålla konsekvens vid varje kontaktpunkt.

3. Metadata och kategorisering

Framför allt måste ett DAM-system göra det enkelt för användare att hitta de resurser de behöver när de behöver dem. Därför är möjligheten att definiera metadatataggar för varje tillgång – från färgschema och inkluderade produkter till tillgångstyp, dimensioner och plats – avgörande för att användare ska kunna söka efter relevanta resurser.

Rätt DAM-system måste anpassas till din organisations unika taxonomi och skapa ett gemensamt språk som gör det möjligt för människor att hitta rätt resurser.

Dessutom innebär valet av DAM-programvara med ett kategorisystem på flera nivåer att du kan skapa en logisk hierarki för alla i företaget – inte bara för en enskild avdelning eller person.

4. Åtkomst- och versionshantering

DAM-lösningar med åtkomstkontroll och användarbehörigheter säkerställer att endast giltiga användare har åtkomst till relevant material. Det förhindrar att användare av misstag använder resurser avsedda för vissa regioner eller kampanjer, vilket stöder dina interna och externa (byrå)användare.

På liknande sätt bekräftar versionskontroll och hantering av filers utgångsdatum att användarna bara ser den mest uppdaterade versionen av en tillgång, så att föråldrat innehåll aldrig når dina kanaler.

5. AI-driven sökning och funktioner

Du vill inte manuellt fylla i all metadata och taggar som är kopplade till dina digitala filer, särskilt inte när du skapar mer innehåll för att tillfredsställa din publik. Därför bör du välja DAM-lösningar som utnyttjar AI-teknik.

Till exempel kan fasetterad sökning med generativ AI hjälpa användare att hitta tillgångar snabbare genom att förstå kontext, känna igen objekt och tolka avsikt. AI-centrerade DAM-lösningar kan också analysera digitala tillgångar för att generera lämpliga metadata och taggar baserat på era taxonomiriktlinjer.

AI-tekniken kommer att fortsätta att bli mer sofistikerad och kommer att påverka DAM-området. Med det sagt vill du knyta dig till en leverantör som ligger i framkant av innovationer som inte tillåter AI:s oförutsägbarhet att påverkas. påverka ditt innehåll negativt och riskera ditt varumärkes rykte hos kunderna.

6. Skapande och anpassning av innehåll i varumärket

Slutligen, när det finns ett växande behov av lokala team och frontlinjearbetare att producera innehåll för sina specifika målgrupper, är det viktigt att välja ett DAM-system med verktyg för att skapa innehåll för varumärket gör det möjligt för dig att uppfylla den skyldigheten.

Istället för att bara vara ett hem för dina digitala tillgångar – och sätta press på dina interna kreatörer eller byråpartners att fylla det arkivet – ger varumärkesbaserat innehåll användarna möjlighet att själva utveckla varumärkesbaserade, kvalitativa tillgångar, oavsett deras designfärdigheter.

Dessutom gör den här funktionen det möjligt för användare att ladda ner resurser från ditt DAM-bibliotek och lokalisera/anpassa innehåll för sina målmarknader – öka tillgängligheten och avkastningen på investeringen (ROI) för dina kampanjer. 

Andra viktiga funktioner att hålla utkik efter i alla potentiella DAM-system inkluderar:

• Förhandsgranskning av filer
• Automatisk filomkodning
• Fördefinierade filformat och uppladdningar
• Molnlagring
• Smart beskärningsverktyg

Leta bortom funktioner för att hitta de bästa DAM-systemen

Att fokusera på de viktigaste funktionerna som listas ovan kommer att vara avgörande i din strävan efter de bästa DAM-lösningarna. Att välja det perfekta DAM-systemet för din organisation sträcker sig dock bortom de funktioner som de inkluderar eller inte inkluderar.

Många leverantörer levererar samma teknik och funktioner. Det som ofta skiljer de bästa från resten är DAM-programvarans egenskaper och leverantörens rykte.

Med detta i åtanke, och ditt mål att skaffa en lösning som gynnar hela ditt företag och ger en sund avkastning på investeringen, se till att du överväger följande:

• skalbarhet: Kommer det DAM-system du väljer att växa och utvecklas i samma takt som ditt företag? Utnyttjar det molnlagring för att göra detta uppnåeligt men ändå kostnadseffektivt?
• Integration: Kan DAM-lösningen integreras på ett bekvämt sätt med er befintliga MarTech-lösning, eller göra det möjligt för er att minska ert beroende av flera system? Kommer den att komplettera ert nuvarande ekosystem?
• Användarvänlighet: Ett DAM-system är bara värdefullt om folk använder det – är programvaran ni har identifierat enkel att använda, intuitiv och tillgänglig för alla användare? Är det något ni kan tänka er att era team använder varje dag?
• Pålitlighet: Du kan inte riskera att dina filer plötsligt blir otillgängliga – kan du säkerställa att ditt DAM-system fungerar dygnet runt för dina globala team? Vad är plattformens genomsnittliga drifttid och svarstid?
• Säkerhet: Innehåller din valda DAM-programvara säkerhetsfunktioner och skydd i toppklass? Inkluderar den SSO-kryptering, katastrofåterställningsplaner och dedikerade hanterade tjänster?
• Varumärkesstyrning: Säkerställer DAM-lösningen att allt innehåll är 100 % kompatibelt? Hjälper den er att uppfylla regelverk, hålla er uppdaterade om era rättigheter till samtyckande och möjliggöra sömlös godkännandeprocess för alla era tillgångar?
• Framtidssäkrad: Strävar DAM-leverantören bakom ert valda system ständigt efter att förbättra och förnya sin lösning? Har de en utvecklingsplan som signalerar utvecklingen av deras produkt?

som nämns i arbetsbladet, en försäkran om att varje innehållsdel är 100 % kompatibelt – för specifika regelbehov (ej välformulerat), har aktuellt samtycke för alla som visas i digitala tillgångar och är godkänt att användas som innehåll inom varumärket.

Dessa egenskaper och immateriella fördelar, i kombination med en stark meritlista och gott rykte för en potentiell DAM-leverantör, måste uppskattas tillsammans med ett DAM-systems kärnfunktioner för att säkerställa att du får den mest kompletta och heltäckande lösningen.

Vill du välja den bästa DAM-programvaran? Läs vår kompletta köpguide

Vi hoppas att den här artikeln har gett dig gott om insikt i hur du väljer det mest lämpliga DAM-systemet för dina behov. Med tanke på det stora utbudet på den här marknaden och den centrala roll som denna teknik kan spela i din löpande marknadsföringsverksamhet, bör du veta vilka funktioner och kvaliteter du ska prioritera i din sökning.

Den här artikeln skrapar dock bara på ytan. Om du vill veta mer om hur du väljer rätt DAM-programvara för dina behov, och processen att hitta och driftsätta denna teknik, kontakta oss. gratis, omfattande DAM-köpguide:

• Upptäck alla viktiga funktioner du bör leta efter i ett optimalt DAM-system
• Känn till de avgörande egenskaperna hos en hållbar, framtidssäker DAM-lösning
• Förstå de viktigaste attributen att söka efter hos en ansedd och kvalificerad DAM-leverantör, från hanterade tjänster till innovationsplaner
• Utforska de viktiga stegen för att identifiera, köpa och installera din ideala DAM-programvara, från att skapa en RFP dokument till den mycket viktiga driftsättningsfasen

Oavsett om du investerar i ett DAM-system för första gången eller vill uppgradera din befintliga lösning, kommer vår kompletta DAM-köpguide att hjälpa dig att hitta rätt system för just dina behov.

Vanliga frågor