En introduktion till företagskommunikation

I detta moderna, konkurrensutsatta landskap måste ett varumärkes identitet vara unik, tydlig och konsekvent för att sticka ut. En stor del av att göra detta framgångsrikt ligger i effektiv företagskommunikation.

Läs mer om hur företagskommunikation visar upp ert varumärkes personlighet för människor inom och utanför er organisation, och hur starka visuella element och budskap i kampanjer bidrar till att stärka er image på lång sikt.

Vad är företagskommunikation?

Företagskommunikation är ett otroligt brett område, vilket innebär att det kan vara svårt att definiera exakt. I grund och botten handlar definitionen av företagskommunikation om de olika sätt som ett företag eller en organisation kommunicerar med sina olika målgrupper, både interna och externa. Dessa målgrupper kommer sannolikt att inkludera:

• Kunder/leads
• Partners
• Intressenter/investerare
• Partners
• Leverantörer
• Media
• Myndigheter
• Allmänheten

Att hantera din företagskommunikation är en heltäckande uppgift, och en som är viktigare nu än någonsin tidigare.

För i grund och botten handlar er företagskommunikationspolicy om mer än bara hur ni skickar budskap – den handlar om att främja en enhetlig varumärkesidentitet. Detta säkerställer att ert företag talar till en specifik publik med en röst i alla tillgängliga kanaler, med fullständig enhetlighet i budskap och tonalitet, och effektivt påverkar era målgruppers attityder och handlingar.

Därför bör din företagskommunikationsplan först och främst vara i linje med dina företagsmål.

Vad är visionen för ert företag?

Vilken bild vill du projicera till varje publik?

Och naturligtvis, allt eftersom varumärket växer och utvecklas över tid, kommer även er företagskommunikationsstrategi att göra det – det är ett symbiotiskt förhållande där en förändring i det ena direkt påverkar det andra.

Den vikt som läggs vid företagskommunikation har lett till att gränserna mellan denna avdelning och de som ansvarar för marknadsföring och PR har suddats ut. Chefen för din företagskommunikationsteamets Kärnfunktionen är att översätta ditt varumärkes identitet till både din interna och externa publik. För att säkerställa att detta upprätthålls i alla aspekter av ditt arbete krävs fullständigt samarbete mellan dessa avdelningar för att undvika att motsägelser smyger sig in.

Tänk på de funktioner som en företagskommunikationsavdelning numera förväntas utföra:

Den enorma omfattningen av vad företagskommunikation omfattar är en indikation på hur avgörande den är för att både forma och uttrycka din unika varumärkesidentitet. Det är inte en fördel att ha en företagskommunikationsstrategi på plats – det är en nödvändighet.

Att upprätthålla denna nivå av konsekvens över det stora antalet kanaler du använder för att kommunicera är en utmaning som ofta går underskattad, men det är viktigt för att bibehålla hur ditt varumärke uppfattas av dem som betyder mest för dig.

Hur viktig är er företagskommunikation?

Vikten av effektiv företagskommunikation kan inte underskattas. Din strategi spelar en avgörande roll för att befästa ditt varumärkes personlighet och påverka både nuvarande och potentiella målgrupper att köpa dina produkter, tjänster eller idéer. 

Detta gäller även mitt i en global kris, eftersom upprätthållande av kommunikation under COVID-19 har varit avgörande för att hålla anställda, kunder och allmänheten engagerade och informerade om hur företag hanterar situationen och stöder sina målgrupper.

Detta är avgörande för hur du, som varumärke och som företag, går framåt av en mängd olika anledningar, inklusive:

Främja medarbetarengagemang

Ingen vill höra information i andra hand, och detta gäller även dina anställda. Anställda som känner sig utanför eller avskilda från händelserna i deras arbete kommer att bli missnöjda med tiden, vilket minskar produktiviteten och den övergripande företagskulturen. Kom ihåg att det uppskattas att oengagerade anställda kostar den brittiska ekonomin upp till 340 miljarder pund årligen, och är en av de främsta orsakerna till personalomsättning.

Företagskommunikation bidrar i hög grad till att hålla teammedlemmarna engagerade i helhetsbilden. Från veckovisa nyhetsbrev som informerar era globala team om den senaste utvecklingen för ert företag till regelbundna utvärderingsmöten, spelar er interna företagskommunikation en stor roll för att göra medarbetarna medvetna, informerade och inkluderade. Ju mer engagerade och delaktiga era anställda känner sig på jobbet, desto mer produktiva och nöjda kommer de att känna sig.

Dessutom, i takt med att konsekvent och strategisk företagskommunikation sipprar ner från ledningsnivå till andra anställda, kommer det att uppmuntra till större tvåvägskommunikation mellan anställda och deras chefer. En större förståelse för varumärket och vad det står för kommer att sporra engagerade anställda att komma med förslag på hur saker kan förbättras, vilket gör företagskommunikation till en utmärkt källa till innovation inifrån.

Uppmuntra varumärkesarbete

Utöver att hålla medarbetarna engagerade och synkroniserade med era varumärkesmål spelar stark företagskommunikation också en viktig roll i varumärkespåverkan. 2019 års Edelman-rapport avslöjar det 63 % av konsumenterna litar mer på vad influencers säger om ett varumärke än vad varumärket säger om sig självtAtt ha villiga, aktiva förespråkare för ditt varumärke – vare sig det är dina anställda eller kunder – kan vara en stark fördel för att attrahera dagens publik.

Ett särskilt starkt sätt att uppnå ökat varumärkesskydd är att anställda delar innehåll på dina sociala mediekanaler. När anställda känner sig nöjda med sin förståelse för den riktning varumärket rör sig i och känner sig delaktiga i det, kommer de att vara mer villiga att dela innehåll med sina vänner och andra följare, vilket ökar räckvidden för ditt varumärke på ett mer naturligt och personligt sätt.

Förbättra kundlojalitet och förtroende

Dina kunder är en av de viktigaste målgrupperna som din företagskommunikation kommer att interagera med dagligen. Och de förväntar sig autenticitet genom dessa för att bygga förtroende för ditt varumärke och bli lojala följare. När din marknadsföring vårdar och knyter an till dem genom dina olika kontaktpunkter är det avgörande att vara konsekvent och genuin i ditt budskap för att utveckla detta förtroende.

När din kommunikation uppvisar dessa egenskaper blir kunderna förespråkare. De sprider ditt varumärke. Gilla och dela innehåll på dina sociala kanaler. Låt deras familj och vänner veta om kvaliteten på ditt erbjudande. Allt detta härrör från en företagskommunikationsstrategi som främjar dina varumärkesvärderingar på ett sammanhängande och frekvent sätt.

Bygga varumärkesrykte

Din marknadsföringsaktivitet måste arbeta hårt för att bygga och bibehålla ett positivt varumärkesrykte. Sociala bevis är en viktig indikator för anställda, kunder och allmänheten på att ditt företag gör bra saker och lever upp till dina varumärkesvärderingar. Att projicera dessa genom din företagskommunikation är ett kraftfullt sätt att stärka ditt rykte.

Oavsett om det är ett pressmeddelande som lyfter fram era årsresultat, eller ett inlägg på sociala medier om ert arbete i lokalsamhället, visar det för er publik att ni är en välrenommerad organisation genom att kommunicera era kärnvärden, positiva recensioner och exempel på ert CSR-arbete. Och detta rykte kan fungera som en kraftfull faktor för att en kund eller rekryt ska välja er framför en konkurrent.

Dessutom spelar din företagskommunikation inte bara en roll för att utveckla och förstärka ditt nuvarande varumärke – den spelar också en nyckelroll för att cementera en företagsrebranding. Detta är en svår förändring för alla företag, särskilt ett med platser spridda över hela världen. Din kommunikationsstrategi kan vara avgörande för att detaljera varumärkesrebrandingen både internt och externt, så att du snabbt kan bekanta människor med förändringen och minimera eventuella motreaktioner eller förvirring som orsakas av denna riktningsförändring.

Begränsa konsekvenserna av kriser

Kriser orsakar ofta ett oväntat slag för varumärken, men om era team är väl förberedda kan de kontrollera skadan innan den går över styr. Att ta hänsyn till er företagskommunikationsplan hjälper er att snabbt reagera på potentiella kriser, vare sig det gäller en fabriksnedstängning, förlust av en anställd eller något som felaktigt publiceras.

En krisplan ger riktlinjer och terminologi att använda om dessa olyckliga omständigheter skulle uppstå, och beskriver hur man kan förhindra att problemen eskalerar med hjälp av en uppsättning åtgärder för ert kommunikationsteam. 

Vad är er företagskommunikationsstrategi?

Nu har vi fastställt hur viktig företagskommunikation är för er övergripande varumärkesidentitet, och det är dags att diskutera hur ni omsätter den strategin i praktiken.

I grund och botten bör din företagskommunikationsstrategi vara kopplad till din övergripande affärsstrategi och dina mål. Om den inte har denna grund på plats kommer teamen att ha svårt att förstå vad som kommuniceras och varför det är viktigt. Målen kommer först, följt av din strategi och sedan av genomförandet.

Att anpassa din företagskommunikationsplan till dina övergripande varumärkesmål innebär att när dina mål förändras kan ditt team också justera ditt budskap. Det är viktigt att personen som leder din företagskommunikationsavdelning – vare sig det är en specifik kommunikationsdirektör eller en annan medarbetare – har en tydlig närvaro på styrelsenivå. Kommunikationsansvarig ansvarar för att kommunicera den etos som utvecklats på ledningsnivå, så det är viktigt att de hör visionen direkt från källan.

När detta är fastställt bör framtagandet av er företagskommunikationsstrategi innehålla följande för att säkerställa bästa praxis:

• Identifiera och prioritera chefernas mål – detta kan innebära en djupare undersökning av organisationens värderingar, styrkor, svagheter med mera.
  
  
• Förtydliga vilka målgrupper som behöver engageras – att tydligt definiera vilken målgrupp din kommunikation riktar sig till, vare sig det är en grupp arbetsgivare, en av dina målmarknader eller dina aktieägare, är avgörande för att etablera tonen och informationen som behöver införlivas för att fånga deras uppmärksamhet.
  
  
• Genomför både interna och externa kommunikationsrevisioner för företag – detta hjälper dig att bättre förstå vad din publik vill ha av denna aspekt av din verksamhet – medarbetarundersökningar, kundkommentarer, leverantörsfeedback etc.
  
  
• Skapa dina kärnkommunikationsbudskap, med utgångspunkt i de inledande idéerna och målen – detta är avgörande för att etablera den ton du vill förmedla till dina olika målgrupper och för att ta bort all terminologi du inte är bekväm med.
  
  
• Utveckla de grafiska detaljerna i din företagskommunikation – din strategi bör tänka bortom den terminologi du använder, och se till att din olika kommunikation använder rätt logotyper, typsnitt, layouter, signaturer, designelement med mera, för att säkerställa enhetlighet över hela linjen.
  
  
• Identifiera de olika verktyg och kanaler du kommer att använda – överväg att göra en granskning av de olika vägar du använder för att kommunicera dina budskap för att upptäcka vad som fungerar och vad som inte fungerar, och använd denna information för att skapa en handlingsplan för vilka kanaler och tekniker som är bäst lämpade för att projicera dina värderingar till din målgrupp.
  
  
• Utvärdera och ändra din företagskommunikationsstrategi över tid – kom ihåg att det är en ständigt föränderlig plan som bör stödja din verksamhet i takt med att den utvecklas. Allt eftersom ditt företag förändras bör även din kommunikation göra det, för att säkerställa att den förblir i linje med dina mål och din målgrupps attityder.

Målet med er företagskommunikationsstrategi är att presentera en enhetlig och sammanhängande bild av vem er organisation är, vad den står för och varför den finns för era målgrupper. Om ni vill veta mer om hur vi hjälper globala företag att uppnå denna nivå av enhetlighet i hela sitt kommunikationsutbud,

Vilka typer av företagskommunikation finns det?

På sin mest grundläggande nivå delas företagskommunikation in i två kategorier:

• Intern företagskommunikation
• Extern företagskommunikation

Även om intern och extern företagskommunikation ofta är unik för den publik de talar till, sammanfaller de på många sätt. Särskilt efter uppkomsten av medarbetaropinionsbildning, varumärkesambassadörer och sociala medieplattformar har gränserna mellan de två blivit alltmer suddade ut. De förblir separata enheter med unika mål, men båda arbetar mot det enhetliga målet om kommunikativ konsekvens och ökat varumärkesrykte. 

Vad är intern företagskommunikation?

Din interna företagskommunikation är hur ditt företag får kontakt med personalen inom din organisation. Från personalen på huvudkontoret till din arbetsstyrka spridda över hela världen är din interna kommunikation avgörande för att engagera varje individ i ditt företag med era varumärkesbudskap.

Vid en tidpunkt där bara 13 % av de anställda världen över anses vara verkligt engagerade i sitt företagAtt ha en intern företagskommunikationsstrategi är avgörande för att få medarbetare, från nyanställda till kunniga medarbetare, att synkronisera med vad ditt varumärke står för. Den fokuserar på att främja en gemensam kultur och identitet bland dina anställda inom din organisation, vilket säkerställer att personalen fullt ut förstår vart den är på väg.

Som nämnts ovan om de viktiga fördelarna med att följa bästa praxis med din intern företagskommunikation, ingen gillar att bli lämnad utanför. Detta leder till desillusionering och bristande engagemang, vilket kan ha betydande nackdelar för deras motivation och produktivitetsnivåer.

Genom att i stället effektivt, öppet och konsekvent upprätthålla kommunikationen med era medarbetare blir de mer bekanta med och engagerade i er varumärkesidentitet. Om personalen känner att de hålls informerade och att det finns kommunikationskanaler som fungerar i båda riktningarna, skapas en miljö där de känner att de har en röst och att deras åsikter har något värde.

Exempel på intern företagskommunikation

Hur kan ni uppnå enhetlighet i er interna företagskommunikation?

Här är några tekniker för att uppnå bästa praxis inom din interna företagskommunikation:

Uppmuntra det fria informationsflödet

Att investera i ett varumärkesbyggande verktyg som gör det möjligt för personalen att kommunicera ofta, vare sig det är en enkel meddelandeapp eller ett gemensamt arbetsflöde, bidrar till att skapa enighet mellan teammedlemmarna och uppmuntra till informationsdelning, vilket är värdefullt för att hålla företaget igång.

Återanvänd dina marknadsföringstekniker för din personal

När du skapar en marknadsföringsstrategi utvecklar du målgruppsprofiler för dina målmarknader. Varför inte göra detsamma för dina anställda? Utveckla en djupare förståelse för deras motivationer, behov och hinder, och omforma innehåll som redan skickas ut i linje med dessa för att stödja din arbetskommunikation.

Utveckla varumärkesbyggande interna dokument

Oavsett om det gäller feedbackformulär för anställda, personalhandböcker eller e-postsignaturer, se till att era varumärkesvärderingar och designelement är konsekventa internt, så att teamen snabbt blir bekanta med ert varumärkes ton och personlighet.

Vad är extern företagskommunikation?

Extern företagskommunikation handlar om hur du väljer att dela ditt varumärke med världen utanför ditt företag. Detta täcker mycket, från hur du kommunicerar med dina nuvarande och potentiella kunder, till dina relationer med myndigheter, media och allmänheten. Det är en stor del av hur din varumärkesidentitet når ut till massorna.

Den strategi du implementerar hjälper till att forma hur din publik och allmänheten uppfattar ditt företag och påverkar dem att interagera med ditt varumärke på en djupare nivå.

Det är därför viktigt att er externa företagskommunikationsstrategi är välplanerad och noggrant följs i enlighet med era varumärkesmål. Med ett så brett utbud av kanaler som omfattar dessa kommunikationsformer blir det otroligt svårt att uppnå total konsekvens utan en sammanhängande plan.

Utan en enhetlig plan kan er externa företagskommunikation snabbt bli osammanhängande och osammanhängande, vilket ger en förvirrande bild för era kunder och er bredare målgrupp. Även om hur ni kommunicerar med era kunder kan skilja sig mycket från hur ni kommunicerar med era leverantörer eller investerare, bör dessa ha vissa tydliga likheter i varumärkesbyggandet eftersom båda bygger på er organisations mål.

I grund och botten bör din externa företagskommunikation vara inriktad på att stödja hur du:

• Informera och utbilda dina kunder, media och intressenter om ditt varumärke
• Upprätthåll långsiktiga, konsekventa relationer med dina externa målgrupper
• Engagera kunder, partners och mer med din varumärkespersonlighet
• Marknadsför dina produkter och tjänster till kunder på ett mer personligt sätt
• Utöka din publik och dina kontakter under en enda, enhetlig identitet

Exempel på extern företagskommunikation

Hur kan ni uppnå enhetlighet i er externa företagskommunikation?

Precis som med din interna kommunikation är varumärkeskonsekvens avgörande för din externa företagskommunikation. Att inse detta är inte alltid enkelt, även med en sammanhängande strategi på plats, men det är avgörande att projicera ett enhetligt, entydigt budskap till målgrupper utanför din inre krets. 

Här är några tekniker för att uppnå bästa praxis med din externa företagskommunikation:

Segmentera dina målgrupper

Även om du troligtvis redan gör detta som en del av dina marknadsföringsinsatser för anställda, behöver du också ta hänsyn till dina aktieägare, partners, leverantörer och andra externa parter. Att skapa unika personas för varje målgrupp hjälper dig att anpassa deras unika motiv till dina övergripande varumärkesambitioner, vilket säkerställer att de aldrig avviker för långt från ditt centrala budskap.

Mätta marknaderna med budskap

Även om vi alla gillar att vara innovativa, bör du lära dig att ibland njuta av det repetitiva. Fokusera en del av din energi på att lära dig att förklara samma saker på olika sätt för att göra budskapen tillgängliga för en rad olika målgrupper, samtidigt som du behåller samma kärninformation.

Var lyhörd

Företagskommunikation är en tvåvägsgata. Lyssna på hur din externa målgrupp reagerar på din kommunikation och anpassa din strategi därefter. Se till att beslutet om gottgörelse kommer från ledningsnivå för att förhindra ytterligare inkonsekvenser eller att teammedlemmar bryter mot varumärkesriktlinjer i ett försök att bättre kommunicera med kunderna.

Vilken är rollen för er företagskommunikationsavdelning?

Beroende på företagets storlek och räckvidd kan din kommunikationsavdelning vara en hel division inom din organisation eller en roll som utförs av en eller två medlemmar i ditt team. Dess betydelse varierar dock inte oavsett om du är ett startupföretag eller ett globalt varumärke.

Chefen för er kommunikationsavdelning, vare sig det är en chef, direktör eller kommunikationschef, bör ha en plats på styrelsenivå i er organisation. Deras primära roll är att översätta ert varumärkes mål, nyheter, innovationer och utvecklingar till både er interna och externa målgrupper. Det är absolut nödvändigt att detta tas emot av första hand för att undvika motsägelser eller förvirring orsakade av andrahandsinformation.

Förutom din ledningsnivå måste din kommunikationsavdelning ha nära kopplingar till andra delar av organisationen. Den fungerar som en tolk för ditt team och underlättar tydlig, varumärkesanpassad kommunikation, både uppifrån och nerifrån.

Att vara uppdaterad om vad som händer i alla aspekter av din verksamhet är avgörande för att upprätthålla denna konsekventa kommunikation, möta publikens behov och arbeta i samarbete med team för att utföra sina olika ansvarsområden.

I dagens miljö måste ert företagskommunikationsteam ingå i flera viktiga funktioner som påverkar hur ert företag interagerar med människor både inom och utanför företaget, inklusive:

• Hantering av era webbplatser och sociala mediekanaler
• Att vara delaktig i planering och skapande av bloggar och annat socialt innehåll
• Organisera och vara värd för nätverksevenemang
• Skriva och distribuera pressmeddelanden och upprätthålla bästa praxis för hur ditt företag interagerar med media
• Representera företaget i offentliga sammanhang, eller förbereda chefer för presentationer och presskonferenser
• Hantera och övervaka marknadsföringsmaterial och kampanjer
• Anlita och kommunicera med relevanta parter för annonseringsmöjligheter
• Hantera kriskommunikation på ett snabbt och effektivt sätt
• Övervaka intern företagskommunikation, inklusive möten, utbildningar, utvärderingar och andra personalevenemang

Företagskommunikation och sociala medier

Explosionen i användningen av sociala medier under det senaste decenniet har fullständigt förändrat spelet för företagskommunikation. Det är både en välsignelse och en förbannelse för företagskommunikationsavdelningar. Det kostar ingenting att posta på sociala medier, vilket gör det till ett kostnadseffektivt alternativ för att kommunicera med dina olika målgrupper.

Den främsta nackdelen är dock den ansträngning som krävs för att hålla jämna steg med efterfrågan. Sociala mediekanaler presenterar en obeveklig ström av information till användarna. Att leverera färskt, aktuellt innehåll för att engagera din publik är en tidskrävande och ofta kostsam uppgift, och att upprätthålla enhetlighet över alla dessa kanaler när man ställs inför dessa påfrestningar är viktigt.

Sociala mediers inverkan på företagskommunikation är ett tveeggat svärd, vilket gör det avgörande för varumärken att beakta detta som en del av sina strategier. Följande tillvägagångssätt kan hjälpa dig att ligga steget före på dina sociala nätverk:

• Investera i pålitliga verktyg för social lyssning för att säkerställa att alla omnämnanden av ditt företag, dina produkter eller din chef spåras och reageras vid behov.
• Sammanför er företagskommunikationsavdelning i era sociala medieteam, så att båda sidor är eniga om att de budskap som skickas ut är i linje med er universella strategi.
• Fokusera på innehåll i sociala medier som är mindre säljorienterat och mer fokuserat på att leverera värde och information, stärka ditt varumärkes rykte och öka dess delningsförmåga.
• Experimentera med olika medieformat och kanaler, vilket hjälper dig att kommunicera dina centrala varumärkesbudskap på olika sätt för olika målgrupper

Om du söker stöd för att upprätthålla total enhetlighet på alla dina sociala medieplattformar kan vi hjälpa dig att hitta lösningen. Prata med vårt team idag.

Hur mäter ni företagskommunikation?

Med uppkomsten av digitala medier är de dagar då man mätte framgången för företagets kommunikationspolicyer utifrån kolumntum och Advertising Value Equivalent (AVE) ett minne blott. Istället ligger fokus större på att spåra digitala mätvärden och online-engagemang som ett mått på framgång, men inte ens dessa ger en tydlig bild av effektiviteten i era kommunikationsstrategier.

Det är utan tvekan viktigt att testa dina budskap i dina olika kanaler och mäta responsen på dessa. Visningar, interaktioner och konverteringar på din webbplats och digitala plattformar kan vara en bra indikator på hur effektivt din kommunikation når ut till din målgrupp, liksom öppnings- och klickfrekvenser för dina e-postkampanjer. Dessa kan belysa mönster i ditt budskap som du kan lära dig av och ta med dig vidare.

Målet med företagskommunikation är dock något som är svårt att korrekt bedöma – varumärkesuppfattningen. Barcelonaprinciperna För att hjälpa den här branschen att överge AVE:er och andra resultatinriktade åtgärder finns det fortfarande problem med hur företagskommunikationsteam kan avgöra hur väl de presterar.

I nuläget finns det fortfarande inget entydigt svar på hur du effektivt ska mät din företagskommunikationFörhoppningsvis, i takt med att tekniken utvecklas och en större förståelse för hur dessa initiativ hjälper företag att fungera främjas, kommer det att bli enklare för varumärken att avgöra om deras kommunikationsavdelning levererar värde.

Vi hoppas att den här artikeln har gett dig en större förståelse och uppskattning för vikten av din företagskommunikation för din övergripande varumärkesidentitet. I detta alltmer konkurrensutsatta landskap är det ditt varumärke som skiljer dig från mängden – det är kulturen bland dina anställda vida omkring, det förtroende som dina kunder ser fram emot och motivationen som gör att du utvecklas och går framåt.

Om du tar med dig något från den här texten så är det vikten av att uppnå varumärkeskonsekvens som en del av din företagskommunikationsstrategi. Ditt varumärke är unikt för dig, och det är avgörande att dess budskap, visioner och egenskaper bibehålls i allt du kommunicerar, oavsett om det är ett långtgående pressmeddelande eller ett möte mellan dina anställda. Varje del av din kommunikation bör vara inriktad på att presentera ditt varumärkes ambitioner och karaktär i enlighet med dina mål.